In einem mittelständischen Unternehmen, das sich auf die Herstellung von elektronischen Komponenten spezialisiert hat, herrschte ein gewisses Chaos in den internen Abläufen. Die Freigabeprozesse für neue Produkte zogen sich oft über Wochen, da jeder Schritt von mehreren Abteilungen genehmigt werden musste. Die Marketingabteilung stellte fest, dass sie oftmals nicht rechtzeitig die Antworten erhielt, die sie benötigte, um Kampagnen rechtzeitig zu starten. An einem kritischen Punkt entschied sich das Management, die Governance im Unternehmen zu überdenken und ein neues System einzuführen, das die Effizienz steigern sollte.
Bei der Einführung der BPM ITEROP-Plattform von Dassault Systèmes erlebten die Mitarbeiter eine wahre Revolution in der Art und Weise, wie sie ihre Prozesse steuerten. „Governance bedeutet für uns nicht nur Kontrolle, sondern auch die Freiheit, die Abläufe so zu gestalten, wie sie tatsächlich benötigt werden“, erklärte der Projektleiter, während die Teams begannen, ihre ersten Prozesse zu modellieren. Die Benutzerfreundlichkeit der Plattform ermöglichte es den Mitarbeitern, ohne Programmierkenntnisse ihre eigenen Abläufe – wie die Budgetfreigabe oder das Management von Kundenanfragen – zu gestalten.
Ein bemerkenswertes Beispiel war die Einführung eines flexiblen Genehmigungsprozesses für Produktfreigaben. Vor der Implementierung von BPM ITEROP hätten die zuständigen Abteilungen oft tagelang in Warteschleifen gehangen. Nun jedoch konnte jede Abteilung ihren Teil des Prozesses aktiv beeinflussen und erhielt schnellere Rückmeldungen. „Wir haben mit BPM ITEROP eine Governance geschaffen, die sowohl den notwendigen Überblick als auch die Flexibilität bietet, die unsere Mitarbeiter benötigen“, fügte der IT-Manager hinzu.
Durch die klare Abbildung der Verantwortlichkeiten und automatisierte Eskalationsmechanismen wurde nicht nur die Transparenz erhöht, sondern auch das Vertrauen unter den Abteilungen gestärkt. An einem bestimmten Montag stellte der Kundenservice eine Anfrage zur Verbesserung eines Produkts. Innerhalb weniger Stunden war die Anfrage im System erfasst, die zuständigen Ingenieure benachrichtigt und eine Entscheidung wurde innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens getroffen. „Es ist beeindruckend zu sehen, wie schnell wir jetzt auf Anfragen reagieren können“, resümierte der Abteilungsleiter für Produktentwicklung.
Die Governance-Kultur, die sich nun in diesem Unternehmen entwickelte, förderte eine schnelle Anpassungsfähigkeit an neue Herausforderungen, während gleichzeitig die Risiken minimiert wurden. Die Wachsamkeit der Führungsebene blieb hoch, ohne dass der kreative Spielraum der Mitarbeiter eingeschränkt wurde. Die Integration von Governance und Flexibilität führte nicht nur zu effizienteren Abläufen, sondern auch zu einem gestiegenen Engagement der Mitarbeiter.
Ermutigt durch die positiven Veränderungen erzählte schließlich auch der Geschäftsführer: „Wir haben einen funktionierenden Governance-Rahmen geschaffen, der unseren Teams die Möglichkeit gibt, Verantwortung zu übernehmen. BPM ITEROP hat uns nicht nur geholfen, interne Prozesse zu digitalisieren, sondern auch eine Kultur des Vertrauens und der Eigenverantwortung zu fördern.“ In der gesamten Organisation war spürbar, dass Governance nicht einfach nur eine bürokratische Pflicht ist, sondern ein wesentlicher Bestandteil der Unternehmenskultur, der Innovation und Effizienz fördert.
So wurde Governance in diesem Unternehmen nicht nur neu definiert, sondern auch als lebendiger, dynamischer Prozess verstanden, der eng mit der Flexibilität und Effizienz der Arbeitsabläufe verknüpft ist. BPM ITEROP hat nicht nur die internen Prozesse revolutioniert, sondern auch dazu beigetragen, ein neues Verständnis für Governance im gesamten Unternehmen zu schaffen.
