Ich erinnere mich an ein Treffen mit einem Kollegen, der für die Implementierung eines neuen Prozesses in unserer Abteilung verantwortlich war. Wir saßen in einem kleinen Konferenzraum, umgeben von Flipcharts und leeren Kaffeetassen. Er war frustriert, dass trotz des neuen Systems immer noch viele Fehler auftraten, was unsere Effizienz stark beeinträchtigte. „Fehler sind wie Klebstoff. Sie halten alles fest, was wir eigentlich in Bewegung bringen wollen“, sagte er. Diese Worte blieben mir im Kopf, denn sie verdeutlichten, wie kostspielig und zeitraubend Fehler in Arbeitsabläufen sein können.
In der Diskussion stellte sich schnell heraus, dass die Hauptursachen für die Fehler in der Komplexität unserer bisherigen Abläufe lagen. Es gab zu viele manuelle Eingriffe, unsystematische Verfahren und vor allem die Verwendung isolierter Tools. Es schien, als ob wir in einem ständigen Kreis von Überprüfungen und Freigaben gefangen waren, die uns eher behinderten, als dass sie halfen.
Als wir anfingen, BPM ITEROP als Lösung zu betrachten, wurde es interessant. Dieses Low-Code-Tool versprach, uns nicht nur die Möglichkeit zu geben, Prozesse zu vereinfachen, sondern stellte auch sicher, dass jeder Schritt nachvollziehbar und automatisiert durchgeführt wurde. Wir sahen darin die Chance, die Fehlerquellen erheblich zu reduzieren. „Wir schaffen Ordnung im Chaos“, äußerte mein Kollege optimistisch. Die Integration in unsere bestehenden Systeme würde die Datenströme optimieren und verhindern, dass diese immer wieder manuell eingegeben werden mussten.
Einige Wochen später, als wir das Tool implementiert hatten, bemerkten wir tatsächlich eine signifikante Reduktion der Fehlerquote. Die Möglichkeit, Arbeitsabläufe selbst zu gestalten, führte zur Ownership im Team. Jeder übernahm Verantwortung für seinen Bereich und konnte sofort Anpassungen vornehmen, wenn Dinge nicht wie geplant liefen. „Es fühlt sich an, als ob wir endlich die Möglichkeit haben, unsere Prozesse fließen zu lassen“, merkte er an.
Die Einsicht, dass die Reduzierung von Fehlern nicht nur eine technische Herausforderung, sondern auch eine Frage der richtigen Einstellung und Flexibilität in der Prozessgestaltung ist, wurde für uns zur Erkenntnis. In der Reflexion über diese Transformation wurde klar, dass die technische Lösung uns half, die Vergangenheit hinter uns zu lassen, aber es war unser neues Verständnis für Prozesstransparenz und Teamverantwortung, das letztlich den entscheidenden Unterschied machte. Die Worte meines Kollegen „Fehler sind wie Klebstoff“ begannen, für uns eine positive Bedeutung zu erhalten: Je weniger Klebstoff wir verwenden, desto reibungsloser können unsere Prozesse fließen.
